Внутренняя система · статус внедрения

Бот-сборщик инвойсов

Автоматически собирает недостающие инвойсы по расходам компании: находит в выписке оплаты без документа, запрашивает их у ответственного сотрудника в Slack и складывает полученные файлы в архив на Google Drive.

Компания PURE ATMOSPHERE S.A.M. SL VAT ESB42627083 Хост worker-02.1703.team Данные на 14 августа 2026

Текущее состояние

Режим работы

shadow

Считает и пишет в журнал, но никому ничего не отправляет. Переключение в боевой режим — только по явному подтверждению.

Бизнес-логика

Готова

Правила отбора, график обращений и учёт состояния запрограммированы и согласованы.

Блокеры к запуску

Три доступа не выданы и не написан запускающий модуль — подробности ниже.

Обработано инвойсов

Бот ещё ни разу не запускался: база состояния и журнал не созданы.

Как это работает

Путь одной операции от банковской выписки до архива инвойсов. Пунктиром — ветка эскалации заказчику.

По каким расходам бот не беспокоит сотрудников

Категория	Статьи
Зарплата	Заработная плата
Налоги и госорганы	IVA · IVA (Евросоюз) · НДФЛ · Налог на аренду · Штрафы · Страховые взносы
Банковские комиссии и проценты	Банковская комиссия · Эквайринг La Caixa · Проценты по вкладам
Переводы между своими счетами	Перемещение · на La Caixa · на WSL · на Aspire · с PayPal · с мерчант-аккаунта
Возвраты	Возврат средств клиенту · Возврат денежных средств
Приходы	Любая операция типа «Приход» — инвойс не требуется

По спорным статьям (Stape, тестовые оплаты, залоги, долг сотрудников, пустая статья) бот инвойс спрашивает — решение по ним остаётся за человеком. Пока внешнее сопоставление не отработало за месяц, бот по этому месяцу молчит, чтобы не спрашивать документы, которые просто ещё не привязаны.

Как бот общается с сотрудниками

1Только в рабочее время — с 10:00 до 19:00 по местному времени сотрудника (часовой пояс берётся из его профиля Slack, запасной — Europe/Madrid). Ночью и в выходные не пишет.
2Первое обращение, затем напоминание через 3 рабочих дня, дальше — раз в неделю.
3Не более 3 напоминаний. После третьего вопрос уходит в сводку заказчику, бот сотрудника больше не тревожит.
4Если расход не его — сотрудник нажимает «это расход другого человека», и запрос переадресуется. Счётчик напоминаний обнуляется.
5Второй отказ по одной операции останавливает цепочку: операция уходит заказчику вместе с историей передач, третьего ответственного бот не ищет.
6Если в выписке два ответственных через слэш — пишет первому: у операции должен быть один понятный владелец.

Контроль и защита от ошибок

Защита от дублей

Один и тот же номер инвойса не может быть принят дважды — это гарантируется на уровне базы данных.

Полный аудит

Сохраняются все принятые файлы, отклонённые с причиной отказа, переадресации с комментариями и история напоминаний.

Прослеживаемый статус

У каждого запроса своё состояние: ждём инвойс · принят · передан другому · «инвойса не будет» · передан заказчику.

Границы ответственности

Бот не сопоставляет платежи с инвойсами сам — это делает отдельная система, бот лишь читает готовый результат.

Готовность компонентов

Компонент	Назначение	Статус
Правила отбора	какие расходы требуют инвойса	Готово
График обращений	рабочее время, напоминания, эскалация	Готово
База состояния	учёт запросов, файлов, переадресаций	Готово
Доступ к Google	чтение таблицы, запись в Drive	Выдан
Библиотеки	Slack, Google, разбор PDF	Установлены
Доступ к Slack	чтение и отправка сообщений	Не выдан
Доступ к разбору PDF	распознавание инвойсов	Не выдан
Запускающий модуль	связывает всё вместе и держит бота в работе	Не написан

Что нужно, чтобы запустить

Доступ к Slack

Не заполнены два токена Slack-приложения. Без них бот не сможет ни прочитать сообщения, ни написать сотруднику.

Доступ к разбору документов

Не заполнен ключ сервиса распознавания. Без него присланный PDF не будет проверен на реквизиты и номер.

Запускающий модуль

Готовы четыре части логики, но нет модуля, который собирает их в работающего бота и обеспечивает регулярные проходы по выписке.

Открытый вопрос к заказчику

Не определено, в какой колонке таблицы система сопоставления оставляет ссылку на найденный инвойс. Сейчас ожидается колонка «Ссылка на инвойс» — когда решение будет принято, меняется одна настройка.